GEZOND ONDERNEMEN
Hoe zet u een goede salarisadministratie op?
Met personeel komt ook de verantwoordelijk voor een goede salarisadministratie. Er zijn een hoop zaken die u als werkgever moet bijhouden, bewaren en delen met uw werknemers en de belastingdienst. Volg onze checklist en ga voortvarend van start!
Allereerst 3 belangrijke begrippen die de basis vormen van een gedegen salarisadministratie.
Arbeidsovereenkomst
Hierin staan de afspraken over loon, aantal uren, functie, werkdagen etc. tussen werkgever en werknemer.
Identificatie
Hiermee stelt u de identiteit vast van uw werknemer. Dat is belangrijk voor de bepaling van de loonbelasting en sociale verzekeringspremies. Dit mag geen rijbewijs zijn.
Loonheffingsverklaring
Hiermee legt u vast of bij de berekening van de in te houden loonbelasting wel of geen loonheffingskorting moet worden toegepast.
Daarnaast moet u iedere maand de volgende zaken regelen:
- De werknemers krijgen een loonstrook, via email en/of een app via de salarisadministratie.
- Bij de belastingdienst moet aangifte voor de loonheffingen worden gedaan via de salarisadministratie.
- Bij het pensioenfonds moet aangifte voor de pensioenpremie worden gedaan via de salarisadministratie
- De werkgever betaalt het nettoloon aan de werknemer, de loonheffingen aan de belastingdienst en de pensioenpremie aan het pensioenfonds zelf.
En jaarlijks moet u deze zaken regelen:
- De werknemers krijgen een jaaropgave via de salarisadministratie.
- Aan de verzuimverzekering moet het loon worden opgegeven, zodat de juiste premie voor de verzekering bepaald kan worden. Gedurende het jaar wordt alvast een voorschot in rekening gebracht en na afloop van het jaar volgt een afrekening op basis van het werkelijke loon.
- Werknemers kunnen op basis van de wet of CAO recht hebben vergoeding van diverse kosten. Hiervoor gelden daarnaast ook allerlei fiscale regels. Daarom is het ook belangrijk om vergoeding van kosten en het verstrekken van voorzieningen via de salarisadministratie te verwerken, zodat de fiscale gevolgen goed in beeld zijn. Eens per jaar moet hiervan ook aangifte bij de belastingdienst gedaan worden.
Het Joodse en Arabische gezegde 'ik wens u veel personeel toe' wordt vaak als belediging gebruikt en afgaande op bovenstaande lijst is het duidelijk waarom. Het is veel werk, maar als u het goed opzet en onze adviezen opvolgt kunt u zonder zorgen personeel aannemen. Wij zeggen daarom liever: 'ik wens u veel personeel én een goede salarisadministrateur toe!'
