Privacyverklaring

FiCura hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In ons privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Ons beleid is afgestemd op de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Beginselen

Wij volgen de beginselen voor verwerking van persoonsgegevens zoals deze in de wet zijn gesteld. Dit zijn:

Rechtmatig, behoorlijk en transparant: de verwerking van uw persoonsgegevens vindt uitsluitend

plaats in overeenstemming met de wettelijke eisen. Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en zullen u daarover informeren op het moment dat uw persoonsgegevens worden opgevraagd.
Gerechtvaardigde doeleinden: wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens als dat volgens de wet is toegestaan. Naast een wettelijke eis tot verwerking of de noodzaak in verband met het nakomen van een overeenkomst met u, geldt ook uw toestemming als wettelijke grondslag.
Niet meer of langer dan noodzakelijk: wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk. Als gegevens niet meer nodig zijn worden ze gecontroleerd verwijderd.
Juist en vertrouwelijk: wij zorgen dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en we controleren regelmatig of deze nog juist en betrouwbaar zijn. Onze medewerkers zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.
Passende technische en organisatorische beveiliging: wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

Wij gebruiken uitsluitend persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening noodzakelijk zijn. Het gaat hierbij om: naam en volledige achternaam, adres, telefoonnummers, emailadressen en andere gegevens die van belang zijn voor een goede communicatie.

Voor het verzorgen van uw belastingaangifte, het aanvragen van toeslagen, subsidie-aanvragen en het verwerken van de salarisadministratie voor uw werknemers zijn wij verplicht om het BSN-nummer te verwerken.
Vanuit de Wet Loonbelasting zijn wij verplicht om een volledige kopie van het identiteitsbewijs van uw werknemers te bewaren.

Vanuit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) zijn wij verplicht om de identiteit van onze cliënten vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren.
Als er daarnaast ook nog andere (bijzondere) persoonsgegevens worden verwerkt, dan is dit noodzakelijk voor het nakomen van de overeenkomst of een wettelijke verplichting.

Doelen

De grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens door FiCura zijn:

Wettelijk: van toepassing op de salarisadministratie en financiële administratie in het kader van fiscale wetgeving. Verder van toepassing op de plicht tot het vaststellen van de identiteit van onze cliënten in het kader van de Wwft.
Uitvoering van een overeengekomen opdracht: om onze werkzaamheden correct te kunnen uitvoeren is het noodzakelijk dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken. Dit geldt zowel voor werkzaamheden voor onze cliënten, als voor overeenkomsten met leveranciers en arbeidscontracten met medewerkers.

Dienstverlening door derden

Wij maken ook gebruik van dienstverlening door anderen ten behoeve van onze eigen dienstverlening. Het gaat hierbij met name om software-leveranciers, onderhoud van onze ICT-systemen en collega-adviseurs. Indien deze leveranciers toegang hebben tot uw persoonsgegevens wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin afspraken worden gemaakt om een correcte verwerking en beveiliging van uw persoonsgegevens te garanderen.

Verstrekking aan derden

Uw persoonsgegevens worden alleen aan derden doorgegeven als daar een wettelijke verplichting toe is of als u daar zelf toestemming voor heeft gegeven.

Rechten

U heeft het recht om geïnformeerd te worden over de verwerking van uw persoonsgegevens voordat deze verwerking plaatsvindt.
U heeft het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens te (laten) rectificeren of wissen. Wij zullen hieraan meewerken, tenzij er wettelijke of andere dwingende belemmeringen zijn om dit te doen. In dat geval zullen wij u hierover informeren.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en ons te vragen om de verwerking te staken of te beperken. Als er geen wettelijke of andere dwingende belemmeringen zijn zullen wij dit doen.

Als van uw rechten gebruik wilt maken kunt u schriftelijk of per email een verzoek indienen. Houd u er rekening mee dat wij uw identiteit controleren voordat wij u de gevraagde gegevens kunnen verstrekken.

Beveiliging

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.
Onze medewerkers zijn gehouden aan een geheimhoudingsplicht. Onze computersystemen en gebouw zijn beveiligd op een niveau dat noodzakelijk en passend is gezien de aard en het volume van de te verwerken persoonsgegevens. Wij werken uitsluitend samen met organisaties die minimaal eenzelfde niveau van beveiliging kunnen garanderen.

Ondanks alle maatregelen die wij treffen, kan een inbreuk of datalek nooit helemaal worden uitgesloten. Als zich een incident voordoet, zal er direct nader onderzoek worden verricht en maatregelen worden getroffen om verdere schade te voorkomen.
Zoals de wet dit vereist, zal een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de personen wiens gegevens erbij betrokken zijn.

Vragen en klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

FiCura
Kelvinring 40a
2952 BG Alblasserdam